本私隱政策說明 Stepcon 宏浩商業服務（下稱「本公司」、「我們」）如何收集、使用、保存、轉移及保護個人資料。本政策按《個人資料（私隱）條例》（香港法例第 486 章，下稱「《私隱條例》」）及其附表一所載的六項保障資料原則制定，並構成本公司使用條款的一部分。
由於本公司提供公司成立、公司秘書、會計、審計安排、報稅及薪金強積金等服務，過程中無可避免會處理客戶及其董事、股東、實益擁有人與僱員的個人資料。我們深明相關資料的敏感性，並致力以嚴謹態度處理。
政策目錄
- 1. 適用範圍
- 2. 我們的身分
- 3. 收集哪些資料
- 4. 收集目的
- 5. 客戶盡職審查
- 6. 資料的使用與轉移
- 7. 保留期限
- 8. 資料保安
- 9. 直接促銷
- 10. Cookie 與網站分析
- 11. 第三方連結
- 12. 你的查閱及改正權利
- 13. 六項保障資料原則
- 14. 投訴渠道
- 15. 政策修訂
- 16. 聯絡我們
- 常見問題
1. 適用範圍
本政策適用於：（a）閣下瀏覽及使用 stepconlimited.com 網站；（b）閣下透過網站表格、電話、電郵、WhatsApp 或親身向本公司作出查詢；及（c）閣下委託本公司提供服務期間，本公司所處理的個人資料。
本政策亦適用於本公司在提供服務過程中，從客戶處取得的第三者個人資料（例如客戶的董事、股東、實益擁有人及僱員的資料）。如閣下向本公司提供他人的個人資料，閣下須確保已取得該等人士的同意，或已依法向其提供適當的收集個人資料聲明。
2. 我們的身分：資料使用者
就《私隱條例》而言，本公司屬「資料使用者」——即控制個人資料的收集、持有、處理或使用的人。
條例亦定義「資料處理者」為非為本身目的、而是代資料使用者處理個人資料的人。資料處理者並不受條例直接規管，但資料使用者有責任透過合約規範或其他方式，確保其資料處理者符合條例的相關要求。本公司如委聘任何資料處理者（例如 IT 或備份服務供應商），會相應施加保密及資料保安要求。
3. 我們收集哪些個人資料
我們只會收集為履行相關服務或法定責任所必需及足夠、但不超乎適度的個人資料（保障資料第 1 原則）。
| 對象 | 可能收集的資料 | 收集途徑 |
|---|---|---|
| 網站訪客 | 瀏覽器類型、裝置類型、瀏覽頁面及時間等技術資料（一般不能直接識別個人身分） | 網站伺服器紀錄、Cookie |
| 一般查詢者 | 姓名、電話、電郵、公司名稱、查詢內容 | 網站表格、電話、電郵、WhatsApp、WeChat |
| 客戶 | 公司資料、聯絡資料、業務性質、財務及會計紀錄、稅務資料、銀行月結單 | 委聘過程及服務期間 |
| 客戶的董事、股東及實益擁有人 | 姓名、身份證或護照副本、出生日期、住址證明、國籍、持股比例、聯絡資料 | 客戶提供；法定客戶盡職審查所需 |
| 客戶的僱員（如委託薪金服務） | 姓名、身份證號碼、聯絡資料、銀行帳戶、薪酬、強積金及僱傭資料 | 客戶提供 |
| 求職者 | 履歷所載的個人及學歷、工作經驗資料 | 應徵時提交 |
*如閣下不提供所需資料，我們可能無法回覆查詢、提供服務，或在法律上不得與閣下建立業務關係（見第 5 節）。
4. 收集及使用目的
我們收集個人資料，主要用於下列直接與本公司職能或活動有關的合法目的：
- 回覆查詢、提供報價及擬備委聘書
- 履行客戶委託的服務，包括公司成立、公司秘書、會計、審計安排、報稅、薪金及強積金申報
- 代客戶向公司註冊處、稅務局、積金局及其他政府部門作出法定申報
- 進行客戶盡職審查及持續監察（法定要求，見第 5 節）
- 發出發票、收取費用及處理帳務
- 就服務事宜與客戶溝通，並提醒法定申報限期
- 備存本公司的業務及會計紀錄
- 遵從適用法例、法院命令或監管機構的要求
- 處理投訴、查詢及潛在的法律申索
- 在已取得同意的前提下，向閣下發送服務資訊（見第 9 節）
- 招聘及人事管理（就求職者而言）
按保障資料第 3 原則，除非取得資料當事人自願給予的明示同意，否則個人資料不得用於原先收集時擬使用或相關目的以外的「新目的」。資料當事人亦有權以書面通知撤回先前給予的同意。
5. 客戶盡職審查：法定要求
本公司作為信託或公司服務提供者，須遵守《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（香港法例第 615 章）第 5A 部及公司註冊處「信託及公司服務提供者註冊辦事處」的監管規定。
何時須進行審查
法例規定，本公司須在下列情況下進行客戶盡職審查：與客戶建立業務關係之前；執行涉及港幣 120,000 元或以上款額的非經常交易之前；懷疑客戶或其戶口涉及洗錢或恐怖分子資金籌集時；以及懷疑先前取得的客戶身分資料的真實性或充分性時。
審查內容
包括識別及核實客戶身分、識別並採取合理措施核實實益擁有人身分、取得建立業務關係的目的及擬具性質的資料、核實代表客戶行事者的身分及授權，並在業務關係存續期間進行持續監察。
未能配合的後果
若客戶拒絕或未能提供所需文件，本公司在法律上不得與其建立或繼續業務關係。此外，本公司如有合理懷疑，須向聯合財富情報組作出可疑交易報告，而法例禁止本公司向客戶披露已作出有關報告（「洩密」屬刑事罪行）。在此情況下，本公司無須解釋終止服務的原因。相關條款詳見使用條款第 7 條。
6. 資料的使用與轉移
我們不會出售閣下的個人資料。
我們只會在為履行服務或法定責任所必需的範圍內，將個人資料轉移予下列類別的人士或機構：
| 轉移對象 | 目的 |
|---|---|
| 公司註冊處 | 公司成立、周年申報、董事股東變更、撤銷註冊等法定申報 |
| 稅務局 | 商業登記、利得稅及僱主報稅、不反對通知書申請 |
| 強制性公積金計劃管理局及受託人 | 強積金登記及供款申報 |
| 獨立執業會計師（核數師） | 法定審計（審計意見由核數師獨立作出） |
| 銀行、保險公司及保險代理 | 僅在客戶要求協助開戶或投保時 |
| 律師及其他專業顧問 | 就特定事宜取得專業意見 |
| IT、雲端及備份服務供應商 | 系統營運及資料備份（受合約保密及保安規範） |
| 執法機關、監管機構、法院 | 法例、法院命令或監管要求所規定的披露，包括按《打擊洗錢條例》作出的舉報 |
本公司員工只可在「有需要知道」的基礎上接觸個人資料，並須遵守保密責任；該責任在僱傭關係終止後持續有效。
7. 資料的保留期限
按保障資料第 2 原則，個人資料的保留時間不得超過達致原來目的實際所需。《私隱條例》第 26 條亦要求資料使用者採取所有切實可行的步驟，刪除已不再為使用目的而需要的個人資料，除非刪除是受任何法律禁止或不合乎公眾利益；違反第 26 條屬罪行，最高可被判罰款港幣 1 萬元。
| 資料類別 | 保留期限 | 依據 |
|---|---|---|
| 一般查詢（未成為客戶） | 查詢完結後在合理期間內刪除 | 保障資料第 2 原則 |
| 客戶的業務及稅務紀錄 | 交易完結後最少 7 年 | 《稅務條例》第 51C 條 |
| 客戶公司的會計紀錄 | 自最後記項所關乎的財政年度終結時起計 7 年 | 《公司條例》第 373 條 |
| 客戶盡職審查及交易紀錄 | 按法定期限保存，即使業務關係終止後仍會保留 | 《打擊洗錢條例》（第 615 章） |
| 拒絕依從查閱或改正資料要求的紀錄 | 4 年 | 《私隱條例》第 5 部 |
| 求職者（未獲聘用） | 一般不超過招聘完成後 24 個月 | 保障資料第 2 原則 |
就稅務及會計紀錄而言，兩條法例的 7 年起計點不同，本公司實務上會以較長者為準。相關說明見會計憑證整理管理術。
8. 資料保安
按保障資料第 4 原則，我們採取一切切實可行的步驟，保障個人資料不會未經授權或意外地被查閱、處理、刪除、喪失或使用。措施包括：
- 實體文件存放於上鎖的檔案櫃及受管制的辦公處所
- 電子檔案設密碼保護及存取權限管理，僅按「有需要知道」原則開放
- 員工簽署保密承諾，並接受個人資料保障的內部指引
- 定期備份，並在銷毀實體文件時採用碎紙等安全方式
- 與服務供應商訂立合約規範，要求其符合條例的資料保安要求
電子通訊的固有風險：電郵、WhatsApp 等電子通訊存在遭截取、延誤或遺失的固有風險。如須傳送身份證明或財務文件，建議加設密碼保護。另請注意詐騙風險——如收到聲稱來自本公司、要求更改付款銀行帳戶的訊息，請先致電 (852) 3687-1127 向我們核實。
9. 直接促銷
《私隱條例》第 6A 部規定，資料使用者在使用個人資料作直接促銷、或向第三方提供資料作直接促銷前，須先取得資料當事人知情的同意。該同意必須由資料當事人明確表示（可包括表示不反對），但沉默並不構成同意。
本公司的做法
- 除非事先取得閣下同意，我們不會使用閣下的個人資料作直接促銷
- 我們不會為得益而將閣下的個人資料提供予第三方作促銷用途
- 如取得同意，促銷內容只限於本公司的公司秘書、會計、審計安排、報稅及相關商業服務，以及法規更新資訊
- 閣下可隨時免費撤回同意
如何拒絕或撤回
只需電郵至 stepcon@rocketmail.com、致電 (852) 3687-1127，或透過 WhatsApp 通知我們，我們便會停止就相關用途使用閣下的個人資料，不會收取任何費用。
法定罰則（供參考）：違反直接促銷規定可構成罪行，最高可被判罰款 HK$500,000 及監禁 3 年；如屬為得益而提供資料予第三方的情況，最高可被判罰款 HK$1,000,000 及監禁 5 年。本公司嚴格遵守相關規定。
10. Cookie 與網站分析
本網站可能使用必要的技術性 Cookie，以維持基本功能（例如記住導覽選單的展開狀態）。如本公司使用第三方網站分析工具，所收集的一般為匯總及不能直接識別個人身分的統計資料，例如訪客人數、瀏覽頁面及停留時間，用於改善網站內容與使用體驗。
閣下可透過瀏覽器設定拒絕或刪除 Cookie，但部分網站功能可能因而無法正常運作。
11. 第三方連結
本網站可能載有指向第三方網站的連結（例如公司註冊處、稅務局、積金局、勞工處等官方網站）。該等連結僅為方便閣下而提供；本公司對第三方網站的內容及私隱做法概不負責，建議閣下在提供任何個人資料前先閱讀該等網站的私隱政策。
12. 閣下的權利：查閱及改正個人資料
保障資料第 6 原則賦予資料當事人查閱及改正自己個人資料的權利。《私隱條例》第 5 部另有詳細條文，訂明遵從要求的方式、時限及可拒絕的情況。
如何提出要求
閣下可以書面向本公司提出查閱資料要求或改正資料要求，亦可使用個人資料私隱專員公署提供的查閱資料要求表格（OPS003）。請將要求電郵至 stepcon@rocketmail.com，或郵寄至：九龍大角咀通州街 95-97 號恒生中心 1 樓 A 室。
回覆時限：40 日
根據第 19(1) 條，本公司須在收到查閱資料要求後 40 個曆日（不是工作日）內依從該項要求——即以書面告知是否持有所要求的資料，並在持有時提供資料複本。
若本公司不能在 40 日內完全或部分依從，按第 19(2) 條須在該期間內以書面通知閣下有關情況及理由，並在該期間屆滿後，在切實可行的範圍內盡快完全依從。僅發出收妥通知或繳費通知，並不構成依從。
費用
條例准許資料使用者就依從查閱資料要求收取不超乎適度的費用，但不得超過依從該要求所需的直接成本。如需收費，我們會事先通知閣下。
拒絕的情況
在條例第 20 條訂明的情況下（例如要求並非以訂明表格提出、資料涉及第三者的個人資料而未能刪除識別部分、或適用豁免條文），本公司可拒絕依從，並會在 40 日內以書面說明理由。本公司亦會按條例規定備存拒絕紀錄簿，並保存相關紀錄 4 年。
13. 六項保障資料原則概覽
為方便閣下理解本政策的法律基礎，下表概述《私隱條例》附表一的六項保障資料原則：
| 原則 | 內容 |
|---|---|
| 原則 1 收集目的及方式 | 須為直接與職能或活動有關的合法目的收集；資料須必需及足夠但不超乎適度；收集方法須合法和公平。直接向資料當事人收集時，須告知是否必須提供、收集目的、可能轉移的人士類別，以及查閱和改正的權利及途徑。 |
| 原則 2 準確性及保留期間 | 須採取所有切實可行步驟確保資料準確；保留時間不超過達致原來目的實際所需；聘用資料處理者須以合約規範確保依從。 |
| 原則 3 資料的使用 | 除非取得資料當事人自願給予的明示同意，否則不得用於「新目的」；當事人有權以書面撤回同意。第 6A 部另就直接促銷設有規定。 |
| 原則 4 資料的保安 | 須採取一切切實可行步驟，保障資料不會未經授權或意外地被查閱、處理、刪除、喪失或使用。 |
| 原則 5 透明度 | 須採取一切切實可行步驟，確保任何人都能確定資料使用者在個人資料方面的政策及實務，以及所持有的資料種類與主要使用目的。 |
| 原則 6 查閱及改正 | 資料當事人有權要求查閱及改正自己的個人資料；資料使用者如拒絕，須提供理由。 |
*本表為方便理解而作的概述，並非條文全文。條例亦訂明若干豁免情況（例如防止罪行或檢控、統計及研究、新聞活動、法律程序等）。完整條文請參閱個人資料私隱專員公署網站。
14. 查詢與投訴渠道
先聯絡我們
如閣下對本公司處理個人資料的方式有任何查詢或投訴，請先聯絡我們：電郵 stepcon@rocketmail.com 或致電 (852) 3687-1127。我們會在收到後 7 個工作天內作出初步回覆。
向私隱專員公署投訴
如閣下對本公司的回覆不滿意，可向個人資料私隱專員公署投訴：
- 查詢熱線：2827 2827
- 電郵：enquiry@pcpd.org.hk
- 網站：www.pcpd.org.hk
專員在接獲投訴或有合理理由相信有人違反條例規定時，可就涉嫌違規行為進行調查，並可向資料使用者發出執行通知指令糾正。違反執行通知即屬犯罪，最高可被判罰款 HK$50,000 及監禁 2 年，另加每日罰款 HK$1,000；一經再次定罪，最高罰款 HK$100,000 及監禁 2 年，另加每日罰款 HK$2,000。資料當事人亦有權提出民事訴訟，就違反條例所蒙受的損失要求賠償。
15. 政策的修訂
本公司可因應法例修訂、監管指引更新或業務需要，隨時更新本政策。修訂版本一經在本頁刊登即告生效，並會更新頁首的「最後更新日期」。建議閣下定期查閱本頁。如修訂涉及個人資料用途的重大改變，我們會在合理及切實可行的情況下另行通知。
16. 聯絡我們
如對本私隱政策有任何疑問，或欲行使查閱、改正資料或撤回同意的權利，請聯絡：
Stepcon 宏浩商業服務
地址：九龍大角咀通州街 95-97 號恒生中心 1 樓 A 室
電話：(852) 3687-1127
WhatsApp／WeChat：(852) 9700-6312
電郵：stepcon@rocketmail.com
相關頁面：使用條款｜服務總覽｜收費表｜常見問題｜知識中心｜聯絡我們
常見問題
你們會收集我哪些個人資料？
視乎關係而定。一般查詢者：姓名、電話、電郵及查詢內容。客戶及其董事、股東、實益擁有人：身份證或護照副本、住址證明、聯絡資料、業務及財務資料。客戶的僱員（如委託薪金服務）：姓名、身份證號碼、銀行帳戶、薪酬及強積金資料。網站訪客：瀏覽器提交的技術資料。我們只會收集為履行服務或法定責任所必需的資料。
為什麼委託服務前要提交身份證明？
這是法定要求。按《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第 615 章）第 5A 部，信託或公司服務持牌人在建立業務關係前、或執行涉及港幣 120,000 元或以上的非經常交易前，必須進行客戶盡職審查，並備存相關紀錄。客戶未能提供所需文件時，我們在法律上不得建立或繼續業務關係。
我的個人資料會被轉移給誰？
只會在履行服務或法定責任所必需的範圍內轉移，可能包括：獨立核數師、公司註冊處、稅務局、積金局及其他監管機構、銀行及保險公司（如你要求協助）、受同等保密責任約束的專業顧問及服務供應商，以及法例、法院命令或監管機構要求披露的情況。我們不會出售你的個人資料。
你們會保存我的資料多久？
按目的及法定要求而定。一般查詢：完結後在合理期間內刪除。稅務及會計紀錄：《稅務條例》第 51C 條要求交易完結後保存最少 7 年，《公司條例》第 373 條則由財政年度終結時起計 7 年，我們以較長者為準。客戶盡職審查紀錄：按《打擊洗錢條例》的法定期限保存。
我可以查閱或改正我的個人資料嗎？
可以。按第 19(1) 條，我們須在收到查閱資料要求後 40 個曆日（不是工作日）內依從；如不能在 40 日內完全依從，須在該期間內以書面通知你並說明理由，其後盡快依從。條例亦准許收取不超乎適度的費用（不得超過依從要求所需的直接成本）。
你們會用我的資料做推廣嗎？
除非事先取得你的同意，否則不會。按第 6A 部，使用個人資料作直接促銷前須先取得知情同意，沉默並不構成同意。違反規定最高罰款 HK$500,000 及監禁 3 年；為得益而提供資料予第三方最高罰款 HK$1,000,000 及監禁 5 年。我們亦不會為得益而將你的資料提供予第三方作促銷用途。
我可以要求停止接收推廣訊息嗎？
可以，而且完全免費。你可隨時以書面通知撤回先前給予的同意——電郵 stepcon@rocketmail.com、致電 (852) 3687-1127，或透過 WhatsApp 通知我們。
如果我對你們處理個人資料的方式有投訴，可以點做？
請先聯絡我們（電郵 stepcon@rocketmail.com 或致電 3687-1127），我們會在 7 個工作天內回覆。如不滿意，可向個人資料私隱專員公署投訴（熱線 2827 2827、電郵 enquiry@pcpd.org.hk）。專員可進行調查並發出執行通知；資料當事人亦有權提出民事訴訟要求賠償。
本網站有沒有使用 Cookie？
可能使用必要的技術性 Cookie 以維持基本功能。如使用第三方網站分析工具，所收集的一般為匯總及不能直接識別個人身分的統計資料。你可透過瀏覽器設定拒絕或刪除 Cookie，但部分功能可能因而受影響。
你們會把資料轉移到香港以外地方嗎？
我們的日常營運及資料儲存以香港為主。如個別情況下須使用境外服務供應商（例如雲端電郵或備份），我們會採取合約規範或其他方法，要求該資料處理者符合條例就資料保留及資料保安的相關要求。