香港公司秘書服務

本頁導覽

• 服務包含什麼
• 法例要求與資格
• 全年合規時間表
• 周年申報表 NAR1
• 周年成員大會
• 重要控權人登記冊
• 法定紀錄冊
• 變更申報限期
• 股份轉讓與印花稅
• 註冊辦事處地址
• 新查冊安排
• 收費表
• 適合哪類公司
• 流程與文件
• 常見問題

服務包含什麼

• 擔任法定公司秘書，並提供公司註冊地址（一年港幣 $500）
• 呈報周年申報表 NAR1，並提前提醒 42 日限期
• 備存及更新重要控權人登記冊（SCR）並委任指定代表
• 維護全套法定紀錄冊：成員、董事、公司秘書、押記登記冊
• 擬備周年成員大會及董事會會議紀錄、書面決議
• 任免董事或秘書、更改董事／股東／秘書資料
• 公司轉讓股份、分發股份、增加註冊股本
• 更改公司名稱、業務性質、註冊辦事處地址
• 商業登記證續期提醒及辦理
• 由無限公司轉為有限公司的架構過渡
• 公司除名、註銷及清盤支援
• 代收政府部門、稅務局及法院文件並即時通知

年審之後接著就是做帳與審計，可一併交由同一團隊：中小企做帳服務、審計安排、報稅服務。

法例要求：邊間公司要委任秘書

必須委任一名公司秘書

根據《公司條例》第 474 條，每間在香港註冊成立的公司均須委任一名公司秘書。只有有限公司有此要求；獨資及合夥（無限公司）只需辦理商業登記，毋須委任法定秘書。

一人公司的關鍵限制

第 475(2) 條明確禁止只有一名董事的私人公司，由該唯一董事兼任公司秘書；第 475(3) 條進一步規定，該公司的秘書亦不可是一個以該董事為唯一董事的法人團體。換言之，一人有限公司必須另行委任其他合資格人士或機構擔任秘書，沒有豁免空間。

秘書的資格

公司秘書如屬個人，須通常居於香港；如屬法人團體，須在香港設有註冊辦事處或營業地點。此外，以業務形式為他人提供公司秘書等公司服務的機構，須按《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第 615 章）持有信託或公司服務提供者（TCSP）牌照，並須對客戶進行客戶盡職審查。

註冊辦事處

公司必須在香港設有註冊辦事處，作為送達法律文件的地址，並須在公司登記冊上登記。地址必須是可實際送達的處所，不可只用郵政信箱。

公司秘書全年做啲乜

完整年度時序可對照2026 財稅日曆。

周年申報表 NAR1

限期：成立周年日後 42 日

私人公司須於公司成立周年日後 42 日內，向公司註冊處交付 NAR1，申報董事、公司秘書、股東、股本、註冊辦事處地址等最新資料。

逾期罰款梯級

除較高註冊費外，公司及每名責任人（包括董事及公司秘書）均可被檢控。長期不交 NAR1，公司註冊處亦可能主動將公司從登記冊剔除，屆時銀行戶口會被凍結，恢復註冊需要向法院申請，成本遠高於準時交表。

我們的收費：服務費 $395 ＋ 政府費 $105 ＝ 合共 $500。

周年成員大會與書面決議

私人公司一般須在其會計參照期完結後 9 個月內舉行周年成員大會，向股東提交經審計的財務報表及董事報告。實務上，中小企多數採用兩種簡化做法：一是單一成員公司可獲豁免舉行周年大會；二是全體成員以書面決議一致議決豁免舉行。

採用豁免安排並不代表可以不做文件——經審計財務報表仍須在法定期限內送交每名成員，相關書面決議亦須妥為記錄並存入決議紀錄簿。我們會按年為客戶擬備整套文件。

另須留意，《公司條例》已容許公司在章程細則許可下舉行混合模式或虛擬股東大會，讓身處境外的股東可遙距參與，對海外股東架構特別實用；如章程未有相關條文，可透過修訂章程加入。

重要控權人登記冊（SCR）

什麼是 SCR

自 2018 年 3 月 1 日起，所有在香港成立的公司（上市公司除外）均須備存《重要控權人登記冊》，識別並記錄對公司有重大控制權的人士或法律實體，以提高企業實益擁有權的透明度。

誰是重要控權人

一般包括：直接或間接持有公司超過 25% 已發行股份或表決權的人；有權委任或罷免董事會過半數董事的人；以及對公司行使或有權行使重大影響力或控制的人。多層股權架構須逐層「穿透」計算，並非只看直接股東。

指定代表

公司須委任至少一名指定代表，作為執法人員索取 SCR 的聯絡人。指定代表須為公司的股東、董事或僱員（並須是通常居於香港的自然人），或是會計專業人士、法律專業人士或持牌 TCSP。執法人員可要求在合理時間內出示登記冊。

存放地點與罰則

SCR 須存放於註冊辦事處，或已以表格 NR2 通知處長的其他香港地點。未有遵從備存規定，公司及其每名責任人可各被處第 4 級罰款（HK$25,000）；如屬持續失責，另每日各罰 HK$700。若明知而提供虛假或具誤導性資料，刑責更重。

我們代辦重要控權人登記冊合共 $150，並會在股權變動時同步更新。

公司要備存哪些法定紀錄冊

上述紀錄須存放於註冊辦事處，或已以表格 NR2 通知處長的指定地點，並按規定供指定人士查閱。實務上最常見的問題是：公司搬過幾次辦公室，舊秘書公司走咗，全套簿冊唔見晒——重新製作既費時亦可能影響審計及銀行盡職審查。

各項變更的申報限期

*表格及限期以公司註冊處及稅務局最新公布為準。留意公司註冊處與商業登記署是兩個不同部門，更改地址往往兩邊都要申報，只做一邊是常見疏漏。

股份轉讓與印花稅

非上市公司股份轉讓需要：擬備轉讓文書（Instrument of Transfer）及買賣單據（Bought Note／Sold Note）、董事會批准決議、最新經審計財務報表或管理帳（供稅務局評估資產淨值）、更新成員登記冊及註銷／發出股票。

印花稅方面：按代價或資產淨值（以較高者為準）計算從價印花稅，買賣雙方各 0.1%、合共 0.2%，另每份轉讓文書定額 HK$5。文件須及時送交稅務局印花稅署加蓋印花，逾期會被罰款。集團內部轉讓在符合條件下可申請豁免。

股權變動同時會觸發 SCR 更新，以及下一份 NAR1 的申報內容，三者必須一致。我們代辦股份轉讓每位 $300，印花稅另計。

註冊辦事處地址服務

註冊辦事處是公司在法律上的「正式地址」——公司註冊處、稅務局、法院及銀行的文件都會寄到這裏。使用我們的地址（一年 $500）有三個實際好處：

• 不會漏收政府信件——收到即通知，避免因搬遷或無人收信而錯過限期或傳票
• 保障私隱——毋須把住宅地址放在可供公眾查閱的公司登記冊上
• 形象穩定——搬辦公室毋須每次更改註冊地址、通知銀行及客戶

要留意：註冊地址與業務地址是兩回事，商業登記證上的業務地址須反映實際經營地點；若兩者不同，變更時須分別向公司註冊處及商業登記署申報。

董事及秘書資料保障：新查冊安排

公司註冊處已分階段實施「新查冊安排」，保障董事及公司秘書的個人資料：

• 第二階段（2022 年 10 月 24 日起）——公司登記冊中董事索引所載的通常住址及完整身分識別號碼（「受保護資料」），改以通訊地址及部分身分識別號碼供公眾查閱；此階段後登記的文件所載受保護資料，不再提供予公眾查閱。「指明人士」可向處方申請取覽。
• 第三階段（2023 年 12 月 27 日起）——資料當事人可根據《公司條例》第 49(1) 條申請，將已登記文件內的通常住址或完整身分識別號碼不提供予公眾查閱，改以通訊地址及部分身分識別號碼代替。不提供通常住址的申請，只可由公司的董事、備任董事或公司秘書（或前任者）提出。

如果你係身處境外的董事，或者唔想住址被公開查冊，可以透過我們一併辦理申請及提供通訊地址。

收費表

*收費只供參考，實際以公司規模、文件完整度及當年政府費用為準，並以書面報價單為準（見使用條款）。公司註銷的政府費 $690 包括稅務局表格 IR1263 費用 $270 及公司註冊處表格 NDR1 費用 $420，兩者均不獲退回。歡迎致電 3687-1127 免費報價，或參考收費表及一站式套餐。

適合哪類公司

所有香港私人有限公司均須維持公司秘書及香港註冊地址。以下情況我們處理得最多：

• 一人有限公司——法例禁止唯一董事兼任秘書，必須外聘
• 海外或內地董事——需要本地地址代收政府文件並即時通知
• 無內部法務的中小企——不想自己記 42 日、15 日、9 個月幾條死線
• 貿易及網店公司——沒有固定辦公室，需要穩定的註冊地址
• 已逾期或簿冊遺失——需要補交 NAR1、重建法定紀錄冊
• 準備股權變動或引入投資者——涉及股份轉讓、印花稅及 SCR 更新

辦理流程與所需文件

1. 核對公司現況及成立周年日，查核有否逾期紀錄
2. 準備 NAR1、會議紀錄及 SCR 更新，交董事覆核簽署
3. 於 42 日內遞交公司註冊處並取得回執
4. 存檔法定簿冊，並提前提醒下一年度限期及 BR 續期

所需文件：公司註冊證書、商業登記證、公司章程細則、上年度周年申報表、董事及股東身份證或護照副本、最新住址證明、現有法定紀錄冊（如有）、股票簿及公司印章。

若由其他秘書公司轉來，我們會協助索取及核對全套文件，並就缺漏部分提出重建方案。相關背景可先看公司秘書服務全解。

常見問題

相關服務

延伸閱讀